2022年会|公司如何举办线上年会
2022年年会,由于疫情的影响,可能大多公司的年会需求会从传统型转向线上模式。对于线上年会,没举办过的可能会感觉无从下手。第一次办线上年会,要怎么玩?今天嘉之悦文化传媒的小编就来为大家梳理一下。
一、线上年会的前期策划
线上年会前期策划能够为年会项目铺垫一个顺利的基调。
1、年会形式调研,确认需求预算
与线下年会相比,线上形式的需求调研主要是向老板确认年会形式,完全线上还是线上与线下结合?
完全的线上模式一般只需要一个或几个演播厅,对场地的需求较小。节目表演形式也相对灵活,可以是录播、也可以现场表演。但对设备的要求较高,观众参与度也比较难把控。
线上线下结合,即:延续往年的传统线下年会形式,控制观众人数,小部分员工到现场参加,大多数员工通过直播在线观看。相比完全线上,这样的模式会有更直观的现场氛围,能够调动线上观众的热情。但这对筹备团队的要求更高,双线并行会使工作任务更加复杂。
接下来就是确定预算范围。以这两步定下基调,然后就可以联系咨询活动策划公司,进一步确认方案了。
2、拟定线上年会活动策划方案
方案拟定的基本要素有:基础信息、年会内容、预算分配、工作分类。针对线上年会的特点,每项要素具体为:
基础信息:日期、线上参与方式、参与人数等
年会内容:
a.主演播厅:场地大小、场地布置、演播形式(绿幕特效还是舞台直播)
b.节目呈现形式:直播还是录好之后转播
c.主持方式:除了主持人,还要考虑是否需要制作特效让企业IP形象参与
d.互动方式:除了常规弹幕等形式,还要考虑是否需要跨屏连线、互动红包、人气排行榜、在线游戏等方式。
e.抽奖与兑换:抽奖方式可以有弹幕截图、ID滚动、主持人随机连线、员工同时连线主持人等等...
预算分配:场地、礼品、特效、技术及设备支持等
工作分类:活动文案、素材物料、场地布置、设备调试、节目筹备等
3、制定执行计划并推进
线上年会拥有跟线下完全不同的推进流程。不同时间线对应的准备事项也是不一样的,因此要格外注意。
·线上年会前35-40天——方案提报,确认服务商
·前15天——执行方案,制作素材
·前7天——选择服务器
·前5天——搭建直播间,定制界面
·前3天——预热、发布邀请函
·前1天——设备调试、直播彩排
·直播当天——发放观看指南,直播
将以上流程细化,倒推时间,将重点事项标红,就能得到一份清晰的执行计划表了。
△ 线上年会执行表部分截图
二、线上年会的推进落地
拟好线上年会策划方案,接下来就是推进落地。在这个环节重要的是直播服务器(直播平台)的选择和活动具体人员安排。
1、直播平台的选择
线上年会的推进过程中,设施设备的支持是重中之重,直接关系到了整个项目的成败。第一次进行线上年会的公司,在选择直播平台时可以注意以下几点:
①、服务器承载能力要以最高在线人数、最高互动次数来测算,避免在抽奖互动环节服务器崩溃;
②、把延迟降至最低,尽量控制在5秒以内,尤其在有连线互动的需求时;
③、支持发送多个并发流,防止流量突发引起的卡顿、崩溃;
④、有完善的基础功能,如互动聊天、抽奖、在线游戏、投票排行等。还需要考量是否支持根据主题内容自定义工具栏;
⑤、拥有大存储,能够实现视频回看。
2、人员的调动安排
相对于线下,线上年会省却了场地内的人员安排,却增加了对外包人员调动的要求。人员的调动安排主要涉及以下三个部分:
年会支持人员:总导演、主持人、表演人员、奖品负责人等需要参加到年会筹备中的人员。
提前邀约人员:公司老板、高层管理者一般需要提前邀约,确认时间。如果线上形式是公司从未尝试过的,更需要提前邀请,便于留下充足的时间做准备。
外包支持人员:线上年会中,外包支持人员少了舞台餐饮部分,更主要的是活动策划公司工作人员。一定要再三确认时间及流程,抓住对接的关键节点,避免出现爽约、延期等情况。
3、活动现场的安排
a.建立具体流程表
首先,活动现场筹备一定要有一份详尽的流程。根据自己的活动环节把时间精确到分,关键环节还要考虑到可能出现的情况,并准备备用方案。
△线上年会当天流程表
在线上年会中,为了保证活动的顺利,行政还需要监控后台数据,监督直播效果和流程走向,以便出现问题时及时处理。
b. 设置亮眼环节
线下年会中的亮眼环节可能是有趣的节目、诱人的奖品,但是到了线上,亮眼环节可以有更多的玩法。
1、虚拟直播年会:搭建绿幕空间,利用AR技术制造虚拟舞台、虚拟主持人等。不仅可以根据不同场景变化舞台,还能让企业IP活起来,变成一个「人」的角色参与年会。
2、随机连线、跨屏互动:通过特效视频以及连线互动,给员工一个突然的惊喜。这样的方法也可以应用到抽奖环节。
3、直播真人秀:有主题无脚本,在指定区域安置摄像机,通过随机采访、游戏等环节记录员工的真实反映,往往有让人意想不到的节目效果。
4、超长24H直播:从活动结束前24h开始直播,记录搭建、准备过程,各参与人员的状态等。期间还可以融入采访环节,使员工能够感受到全过程,增强参与感。
以上是河南嘉之悦文化传媒对公司如何举办线上年会内容的整理。嘉之悦文化传媒拥有一站式线上年会服务,绿幕特效+虚拟现实演播厅+线上直播/录播+视频制作剪辑+个性化场景定制,让企业轻松玩转线上年会。如果您有举办线上年会需求,欢迎联系咨询:13623830506。
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