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如何做好活动策划这项工作

发布时间:2021-11-30 浏览:506次

  活动策划这项工作,没有捷径可言。必须是在深入了解以及无数次活动实践中获得的,这其中必然会有一些结构化的方法,如从引人注目的卖点到创意的活动形式,再到特别的参与方式,然后是参与者的现场体验等等,每个环节都要照料到。

  那么,究其活动策划而言,我们需要有哪些完整系统的考虑呢?本篇文章,郑州活动策划公司-嘉之悦文化传媒将为大家一一列举。

  1.活动背景

  这部分内容应根据活动策划书的特点在以下项目中选取内容重点阐述;具体项目有:基本情况简介、主要执行对象、近期状况、组织部门、活动开展原因、社会影响、以及相关活动目的动机。

  其次应说明问题的环境特征,主要考虑环境的内在优势、弱点、机会及威胁等因素,对其作好全面的分析,将内容重点放在环境分析的各项因素上,对过去现在的情况进行详细的描述,并通过对情况的预测制定计划。如环境不明,则应该通过调查研究等方式进行分析加以补充。

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  2.活动主题和目的

  这里需要对活动主题进行阐释贯彻,如活动目的、意义应用简洁明了的语言将目的要点表述清楚;在陈述目的要点时,该活动的核心构成或策划的独到之处及由此产生的意义都应该明确写出,如通过主题活动来提升某项数据、推广某个功能、借势吸引眼球等。

  3.活动执行

  3-1.活动形式

  通常来说,一般是线下活动,结合线上互动(疫情期间为线上活动,结合线下互动)。这其中,线下活动又分为多种类型,例如展览、会议论坛、发布会、晚会、庆典、招商推介会、品鉴会、峰会、沙龙等等。

  3-2.活动基本信息

  活动执行阶段需要我们掌握活动基本信息,如时间、地点、统筹嘉宾,确认活动规模。

  3-3.流程安排

  首先,嘉宾签到入场可以分为手写签到、电子签到两种方式。其次,活动的主要内容分别是宣传片、倒计时、开场表演、主持人开场、领导致辞、新品亮相、展览展示、嘉宾演讲、游戏互动。其次,是冷餐茶歇的装备,大致又分为两种:统一安排和自由用餐。最后,活动进行尾声时合影留念(这一环节存在机动性,为了提高效率,可以安排到会议休息时的任意时段)。

  3-4.活动宣传推广

  宣传是活动造势必不可少的手段之一。其中包含传单、电台广播、平面媒体、户外广告(地铁、公交、电梯等)、互联网、微信邀约等。

  3-5.活动亮点

  活动要不失其娱乐性、趣味性才能吸引受众;同时还需要有创新意识,千篇一律的活动会让人疲劳降低体验,万里挑一的颠覆才能让人为之兴奋;当然,活动执行还需要融入科技创新和环保理念,与时俱进。

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  4.活动前期准备

  4-1.活动会场布置

  活动会场布置包括室内外装饰、舞台装饰等等。会场布置并不是指喷绘、展板、LED大屏等简单的搭建,这需要根据会议主题、形式确定其设计搭建的风格、舞美风格、声光电密切配合等等。

  4-2.活动文本

  首先,活动邀请。提前一周发邀请函(电子版、纸质版等)邀约尊贵嘉宾莅临是必不可少的,并且在活动举行的提前两天再次通过电话形式确认到客率。

  同时,为了保障活动的顺利举行,需要有活动执行手册,以及主持人的主持稿(即串词)两厢配合。

  此外,有必要的情况下,邀约媒体,在活动当天组织新闻稿。

  4-3.设计制作活动物料

  设计制作也是极其重要的一环。首先要有一份现场布局图,以便前期布展以及活动当天人员的调配。设计制作的包括迎宾背板、展架、工作证、桌牌、麦牌、入场指示牌、主题背景(主KV)、产品介绍、拍照区展板(包括特殊造型)等等,其他物料还包括地毯、迎宾装饰(如通道龙珠灯、造型龙门、雾化门等)、伴手礼、签到笔(马克笔)、托盘等等,大小事物,务必仔细。

  4-4.风格

  无论是品牌陈列还是节目效果,不外乎达到活动的目的、意义。因此,策划前期,不妨从视觉、听觉、品评、创意四个方面进行铺展。比如通过爵士乐、小提琴、古筝等舒缓高雅的格调进行暖场演绎,让人心怀大畅;再比如西方圆舞开场、东方舞狮开场,抑或是激光舞、沙画等等引人入胜的节目开场;亦或者举行红酒会、调酒师现场调酒等休闲节目,增加参与人员的体验;另外,还可通过别具一格的签到方式、互动游戏等,增添更多的活动趣味性。

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  4-5.人员调配

  活动参与人员,除了主办方和嘉宾外,还有主持人、礼仪、节目演员、光电工作人员、安保人员、后勤等等。

  通过以上一系列的考虑,策划人还需要着手准备活动第二方案、现场特殊情况应对等方案(如新冠肺炎疫情期间准备消毒设备和人员分开落座等)以及活动预算清单等等,以确保活动完美执行。

       看了上面对如何做好活动策划这项工作的介绍,你是否有所收获呢?活动策划是一项涉及方方面面系统性又零碎的工作,嘉之悦文化传媒-只为客户做有价值的活动。我们有专业的团队为您的活动保驾护航!咨询热线:13623830506.

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