选择会议场地要注意哪些细节?做活动，对于会务会议公司总反复强调会议场地的重要性，这是为什么呢?很多人不理解，也不知道。今天郑州活动策划公司嘉之悦文化传媒就为大家介绍一下选择会议场地要注意哪些细节呢?

　　1、会场布局

　　考察会场大小时，会场的格局是否方正、层高是否适宜、会场大小与来宾人数是否相符(太大或太小都会影响会务经费和开会质量，适中的场地则可避免这种情况)、是否需要另外搭建背景或舞台等。

　　会议毕竟是比较重要的活动，所以选择会议厅的时候也要注意内部的装潢，不说金碧辉煌，看起来很贵气，至少要大气舒适，布置得简约明了，没有花花哨哨的布置，而是很整洁明亮。

　　2、交通

　　场地的交通调度空间是否充足?各个交通站点到主场地的时间需要多少?交通站点是否需要设置接待来宾的位置?来宾下车地点与主场地的距离是否太远?这些都是需要考察的问题。了解掌控这些多变问题，可以避免耽误行程，同时也能给嘉宾提供贴心周到的服务体验。

　　3、酒店场地位置

　　虽然有些会务活动因为来宾的人数规模问题，可能只会使用酒店部分宴会厅。但为了避免相互干扰，会务组在勘察场地时还是要仔细询问同时间段都有哪些活动正在进行，如果有，届时是否会影响酒店相关设施的使用?

　　重点考察问题有：周边商圈及在建项目、周边银行、所策划活动是否需要报备审批以及酒店同期是否有政府活动等。

　　其实大多数时候最好是避免选择政府指定的会务酒店，因为一旦与政府会议撞档，则需重头安排时间地点，这极大增加了工作量，来宾对此次会议的印象和体验也不好。

　　4、嘉宾入场环节

　　签到处以及入场通道作为来宾对整场会议的第一印象，这两处一定要选一个位置明显又方便来宾办手续的地方。如果是大型会议，还需留出排队等候的空间。

　　重点考察问题有：什么地方可以搭建或摆放宣传背景物料、停车场车位数量及收费情况、户外是否需要挡雨棚或搭建装饰区等。

　　另外，如果选用设计感较强的会议场地，则需留意比如电梯、楼梯、走廊等区域，看标示是否明显，以免出现突发情况人员无法及时疏散。

　　5、餐、房、娱乐设施

　　客房的房型价格及升级政策、餐厅营业时间及环境设施(如音响、投影仪等)是否齐全、特殊情况是否可以规划独立场地供会务来宾专用等，这些问题都是需要细致地列表考察。

　　对于大家最容易疏忽的娱乐设施环节，一定要提前跟酒店方沟通清楚可提供的娱乐项目、消费价格及优惠方式，有时这些娱乐项目可能会因为升级维修等问题无法正常使用，这会导致来宾的体验非常不好。

　　6、筹备区域

　　为了保证会务顺利开展和完善收尾，避免最后无法实现策划效果，筹备区域的尤其需要提前检查清楚。

　　重点考察问题有：场地硬件设施是否可正常使用(如灯光、舞台等)、场地包含的物料(包括鲜花酒水等)、化妆间的物料配备(如衣架、镜子、插座等)、电箱数量及电量、卸货通道位置及卸货规则、货梯数量及容积尺寸等。

　　比如活动中AV设备的正常使用的灯光、音响、视频一般会采取分开接电的方式，以避免相互干扰，所以会务组需要与酒店沟通用提供的最大电量以保证互动中所用及的设备能正常使用。

　　而如果货梯或客梯过小，可能会变更制作物品的结构及尺寸，如果制作物品中有异形结构且不能进入货梯的，还需要与酒店方协调。

　　以上，则是会务场地考察时常见的一些容易忽略的问题，如果您对会议场地还有什么不了解的，可咨询郑州会议会务服务公司嘉之悦文化传媒—一站式会务服务，从活动策划到场地挑选执行，为你全程包办!做会务活动，就找嘉之悦文化传媒!

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