在举办线下活动时，寻找场地无疑是件比较头疼的事情，因为受预算，受交通，场地大小，场地布置等因素的影响程度太大了。

　　活动场地不仅要符合产品的属性，还要符合老板口味。而适合做活动的场地实在是太多了，酒店、会展中心、餐厅、创意园、会所、度假村、艺术馆、景区景点等等都可以做活动，那么，应该如何选择活动场地呢?

　　01.场地星级选择

　　活动想要达到什么目的?是公司内部的，还是面向客户的，是否需要做一下面子工程、形象工程...五星级豪华酒店肯定环境好、服务优，当然这一切也同样会体现在价格中。

　　02.场地位置选择

　　如果是公司内部同事参与，那就选择离公司近的酒店;如果是外宾多的，就选择使馆区附近的酒店;如果是全国各地赶来参会的客户，可以选择离机场或火车站近的酒店。

　　03.会场要求

　　对会场的要求取决于我们的活动类型，包括挑高、面积、装修风格、新旧程度等。挑高矮的3米及以下的只适合普通的会议，挑高矮确实看起来不够大气。

　　如果是个启动仪式、发布会之类的，建议选择挑高6米左右的厅，现场才可以出效果。

　　如果是商务会议，就不要找那种90年代装修风格，老接婚礼宴会的厅。一般装修不超过5年的厅都比较显新，审美也符合现代大众审美。

　　04.活动时间

　　确定好活动日期，和酒店签了合同，就不要更改。更改活动时间，会给酒店出租场地带来麻烦，造成空置率，而一般酒店都会收取违约金作为代价让违约方买单。

　　即便赶上管理没那么严格的酒店，帮你往后延期，恐怕近期的好日期也都预定出去了，所以在和酒店签合同的时候，一定确定好时间，特别是和这场活动邀请的重要嘉宾确定好。

　　05.活动报批

　　确定好活动日期、活动场所，要向公安机关进行报批。为了确保活动的顺利进行，在活动开始前需向场地所在的公安机关进行活动报批。

　　疫情原因一般情况下，人数超过50人以上的活动均需报批，人数较多的活动还需配备安保设施跟安保人员。

　　有些人可能会认为不进行报批也没有什么影响，办一场活动最重要的就是安安全全、顺顺利利的完成，所以千万不要存在侥幸心理，或者嫌麻烦不进行报批，不然活动当天被叫停可就不划算了。

　　06.媒体邀请

　　邀约媒体的活动也需提前向公安机关报备。大多数主办方办一场活动，最终目的是想要更多的人看到公司成果。

　　有些活动就需要邀请媒体到场，那么需要有媒体到场的活动，不分邀请媒体的多寡，一律需要向公安机关进行报批。

　　07.《消电检报告》事宜

　　LED屏、灯光、音响是一场活动的必需品，设备的正常运作需要大量的电力支持。

　　一般情况下，进场搭建前都会对设备及用电量进行全面检测，消除火灾安全隐患，以保证活动安全、顺利地进行。

　　很多酒店都要求活动主办方在活动搭建完毕后，可以出具有消防局盖章认可的《消电检报告》，请相关部门的专业人员，到场进行线路搭建情况，确保无问题后，现场填写《消电检报告》并盖章。

　　《消电检报告》的核查出具会因所选的机构不同而会产生几千元不等的核查费用。

　　08.确定搭建时间

　　活动搭建时间需与酒店具体协调，一般情况下，活动前一天会场如果没有活动，晚7点后便可进场搭建。如果有活动，要等前一场活动结束，撤场完毕后再进场搭建。

　　具体搭建时间需要与酒店确认好，再告知搭建方，充分沟通协调好，才可保障搭建的顺利进行。

　　09.搭建押金

　　酒店都会在搭建进场前或者搭建当天收取搭建押金，大部分是收现金，有的也可以信用卡的预授权，一般在活动结束三日内可以到酒店前台凭借押金条领取。

　　010.相关工作人员出入证

　　确定好工作人员数量，进场人员都需要携带身份证及押金(一般为20元/证)来办理酒店的《出入证》。

　　011.搭建前酒店重点区域的拍照留底

　　有些酒店很注意搭建过程中的磕碰，会在活动结束后，宴会负责人到会场重点区域(门、门框、演讲台等)进行检查是否有磕碰、掉漆等，如有酒店方认定的新伤，会从搭建押金中扣除几百甚至数千元的赔偿金。

　　为了不为之前的旧伤买单，搭建前一定要对会场重点区域进行拍照留底，有照片为证，以免造成不必要的扯皮及经济损失。

　　012.搭建前需对货梯通道位置进行确定

　　进场搭建前，确定货梯通道的位置十分重要。酒店电梯一般分客梯和货梯，而搭建场地所用的器材是不允许走客梯的。

　　一般情况下货梯离活动场地都很近，便于运送货物，提前确认好货梯的位置，做好搭建部署，做到事半功倍, 提升工作效率。

　　013.提前确认细节

　　一场优秀的活动离不开各方的配合，酒店的配合也是极为重要的，会场的摆放形式，纸笔水、幕布投影等提供，活动中需要酒店予以配合的各项事宜均需提前与酒店方沟通，明确分工。

　　写在最后：

　　想告诉大家，一场活动的顺利举行，前期需投入大量的人工。

　　除了活动策划、视觉设计、物料采买等，更为重要的是与供应商、酒店方进行活动事宜的对接及确认。

　　确保各项事宜、各个环节都可以按部就班地进行，以此保证活动前期准备工作的落实，为活动顺利进行打下坚实的基础。

　　希望疫情过后，大家办的每一场活动都顺顺利利。

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